Dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang kinh doanh toàn cầu!
Nội dung bài viết được chọn lọc từ webinar giữa PingPong và các nhà quản lý đến từ những doanh nghiệp lớn trên thế giới. Xem toàn bộ webinar bằng tiếng Anh tại đây: Best Practices Industry Thought Leaders Swear By
Các câu hỏi đã được khám phá:
- Năm 2020 đã thay đổi quy trình tìm nguồn cung ứng như thế nào?
- Làm sao để vượt qua những thách thức năm 2020? Là người bán hàng xuyên biên giới, làm cách nào để tìm và duy trì mạng lưới nhà cung cấp phù hợp với mình - từ việc đàm phán chi phí đến việc rút ngắn thời gian quay vòng hàng hóa - với những rào cản của đại dịch COVID-19?
- Nhà cung cấp tìm kiếm điều gì ở mối quan hệ tốt với người bán hàng toàn cầu?
- Khi làm việc với một nhà cung cấp mới, tôi có rất nhiều lo lắng. Làm thế nào để tạo dựng niềm tin cho cả người bán và nhà cung cấp ngay từ đầu?
- Làm sao để tôi biết được nhà cung cấp đã không còn đáp ứng đủ "nguồn cung"?
2020 là một năm tồi tệ buộc rất nhiều công ty phải đưa việc tìm nguồn cung ứng của họ lên trực tuyến.
Với tư cách là người bán hàng xuyên biên giới, bạn hiện không thể tự mình đi qua Trung Quốc, tham dự triển lãm thương mại, thăm nhà máy, nói chuyện với nhà cung cấp để tìm hiểu và kiểm tra thông tin sản phẩm thực tế.
Việc xét duyệt các nhà cung cấp giờ đây được đưa lên một không gian ảo, ngay cả với các triển lãm thương mại và hầu hết mọi thứ khác.
Ngày càng có nhiều công ty nâng cấp công cụ để hỗ trợ các doanh nhân, người bán hàng Thương mại điện tử quyền truy cập từ xa vào các nhà cung cấp đã được xác minh mà không cần rời khỏi nhà.
Nhiều hành vi mua hàng đã thay đổi do kết quả của đại dịch COVID-19
Do đó, hầu hết các hành vi của người mua cũng đã thay đổi.
Với việc Trung Quốc đóng cửa biên giới, giao thông vận chuyển hàng hóa bị hạn chế, người bán và thương nhân trên thị trường đã bắt đầu quen dần với việc tìm nguồn cung ứng từ xa, mua hàng qua video và các lựa chọn thay thế khác. Các phương pháp tìm nguồn cung ứng mới này thậm chí còn khả thi hơn nhờ các công cụ phù hợp.
Ngày càng có nhiều seller nhận ra rằng họ cần có hệ thống tìm nguồn cung ứng và nhận hàng cũng như một khung thời gian có lợi.
Theo các chuyên gia, kể từ năm 2020, để đảm bảo hiệu quả kinh doanh khi làm việc với nhà cung cấp, người bán hàng trực tuyến cần tập trung vào một số nguyên tắc sau:
- Luôn có 1 vài lựa chọn khi tìm nguồn cung ứng
Theo truyền thống, nhiều seller thường có một nhà cung cấp mà họ đã xây dựng mối quan hệ tốt. Điều này khiến hầu hết hoạt động phụ thuộc vào nhà cung cấp đó. Đại dịch cùng với những rủi ro đi kèm đã khiến mọi thứ thay đổi.
Sẽ là một cách thông minh khi luôn có một hoặc một vài nhà cung cấp dự phòng giúp bạn khám phá thêm lựa chọn, đề phòng các sự cố xảy ra.
Khi tìm kiếm sản phẩm mới, có được báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau là rất quan trọng để đảm bảo bạn lấy được hàng với mức giá hợp lý và tốt nhất dành cho mình.
- So sánh điểm giá: loại bỏ sự bất ngờ về chi phí nguyên liệu thô
- Đừng chỉ có một nguồn thông tin duy nhất: để biết giá cả, để biết thông tin về chuỗi cung ứng
2. Đừng bỏ tất cả trứng vào một giỏ
Rất nhiều seller có một nhà cung cấp chính nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu:
- Họ bị ảnh hưởng bởi giá nguyên vật liệu thô tăng
- Đột nhiên, họ bị quá tải bởi các đơn đặt hàng khác
- Nhà cung cấp của bạn bị ảnh hưởng bởi COVID
Giờ đây, hơn bao giờ hết, điều quan trọng là phải luôn có một kế hoạch dự phòng. Nhưng hãy làm điều này một cách chiến lược. Ví dụ:
Thay vì tiếp cận với 20 nhà cung cấp, hãy cân nhắc làm việc với đại lý tìm nguồn cung ứng hoặc đối tác khác để thu hẹp danh sách của bạn xuống còn 3-5 nhà cung cấp. Và, ngay cả khi bạn chỉ lựa chọn lấy hàng từ một người, hãy giữ liên lạc với những người khác. Thông thường các đại lý tìm nguồn cung ứng hoặc các đối tác tương tự có đại diện tại Trung Quốc (và các quốc gia tìm nguồn cung ứng khác) để hỗ trợ và kết nối cho nhu cầu của bạn.
3. Đừng tin vào may rủi, hãy dựa vào hệ thống
Khi tìm kiếm các nhà cung cấp mới, điều quan trọng hơn bao giờ hết là dựa vào hệ thống đã thiết lập của riêng bạn để đảm bảo rằng bạn nhận được kết quả mong muốn mà bạn đang tìm kiếm trong mối quan hệ. Dưới đây là danh sách kiểm tra những gì nên được tích hợp vào hệ thống của bạn:
- Có tiêu chuẩn để xác minh độ tin cậy của nhà cung cấp
- Có tiêu chuẩn để xác minh tính hợp pháp của nhà cung cấp
- Quy trình lấy mẫu hàng hóa
- Thương lượng đơn đặt hàng
Nếu bạn không chắc chắn về cách thực hiện các quy trình này, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp để tạo ra một hệ thống vững chắc. Làm như vậy sẽ giảm bớt lo lắng trong quá trình tìm nguồn cung ứng và chắc chắn sẽ dẫn đến kết quả.
Luôn ghi nhớ: Nếu thiếu bất kỳ bước nào trong hệ thống của bạn, bạn sẽ gặp phải sai lầm dẫn đến mất tiền và công sức. Khi bạn đã có một hệ thống phù hợp, hãy tuân theo nó một cách chuẩn chỉnh để tạo ra kết quả như mong đợi.
“Nên có các nguồn thông tin từ nhiều nhà cung cấp. Bằng cách này, bạn có thể biết mình đang tham gia vào mối quan hệ với đầy đủ thông tin để chuẩn bị và lập kế hoạch mua hàng đúng cách” - Brett Ducker, Key Accounts Director tại Alibaba
Cơ hội đến từ khủng hoảng
Đối với Thương mại điện tử, COVID-19 giống như huyết thanh tăng trưởng được bắn vào cánh tay của Amazon. Thị trường đã trải qua nhiều năm tăng trưởng chỉ trong vài tháng. Amazon thực sự không thể theo kịp.
Vì vậy, công ty đã điều chỉnh bằng cách cài đặt các chỉ số IPI và giới hạn hàng tồn kho chỉ ở 200 đơn vị - để nêu ra một số thay đổi lớn mà họ đã thực hiện.
Amazon vẫn đang cảm thấy tác động của đại dịch ngày nay, cũng như nhiều thị trường khác.
Các chuyên gia có lời khuyên gì để người bán hàng xuyên biên giới thành công trong bối cảnh hỗn loạn này?
Sự nhanh nhẹn và tốc độ là điều thiết yếu.
Bất kể bạn là ai, hãy nghĩ đến một từ duy nhất: Nhanh nhẹn
Thương mại điện tử vẫn đang bùng nổ, cùng với đó tất cả những yếu tố ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 vẫn đang diễn ra. Những trở ngại này đang đến với người bán trực tuyến và người bán Thương mại điện tử cùng một lúc.
“Bạn có thể phản ứng nhanh hơn với chi phí nguyên liệu thô, các vấn đề hậu cần như vận chuyển, tăng giá, kho bãi, làm việc với 3PL, bạn càng có nhiều khả năng thành công”, - Gary Wang, Founder 80/20 sourcing and 7-Figure Seller Summit
Đàm phán với các nhà cung cấp
Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp của bạn bao gồm sự kết hợp giữa các con số và kỹ năng mềm.
Trong khi chi phí và hậu cần đóng vai trò quan trọng, bạn cũng cần chú ý đến văn hóa và sự khác biệt về văn hóa.
Ví dụ, người Trung Quốc có một khái niệm được gọi là gwenshi. Gwenshi nói về các mối quan hệ được tạo nên từ thời gian, lòng tin, sự đáng tin cậy và khái niệm về thể diện - xây dựng và đánh mất thể diện.
Lưu ý: Đừng chỉ tấn công nhà cung cấp với các câu hỏi về giá, vì họ đang làm việc với hàng chục, hay thậm chí hàng trăm yêu cầu mỗi ngày.
Hãy tận dụng điều gì đó khác sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ:
Thanh toán đúng hạn. Đừng chậm thanh toán. Nếu bạn đã hứa thanh toán cho họ trước ngày x thì ĐỪNG CHẬM TRỄ VỚI VIỆC THANH TOÁN
Nếu bạn không trả tiền cho họ, đó là cơn ác mộng lớn nhất vì:
- Họ không nhận được tiền
- Họ không thể trả tiền cho nhà cung cấp nguyên liệu thô của họ
- Họ không thể trả lương cho công nhân
Thay vào đó hãy:
Nắm bắt cơ hội
Người bán có xu hướng mất nhiều thời gian để quyết định. Các chuyên gia nói rằng nếu bạn thực sự muốn hình thành một mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp của mình - hãy nắm bắt cơ hội. Đặc biệt nếu bạn đã bắt đầu cuộc trò chuyện / yêu cầu - hãy đưa ra quyết định nhanh nhất có thể và bạn sẽ nhận được lợi ích tối đa.
Linh hoạt
Thay vì cố gắng thương lượng mức giá tốt nhất, hãy xem xét toàn bộ bức tranh khi nói đến chi phí mua sắm. Cũng nên xem xét việc đóng gói và thời gian quay vòng. Chất lượng tạo ra sự khác biệt rất lớn.
Khi bạn thương lượng với một nhà cung cấp, đừng cố gắng siết chặt đến đồng xu cuối cùng. Hãy linh hoạt và có chiến thuật mặc cả. Thay vì chỉ hỏi về giá, hãy tìm hiểu thêm về những thứ khác bạn đang nhận được như thời gian đóng gói và giao hàng.
Tôn trọng lẫn nhau
Nhà cung cấp và người mua hầu như luôn luôn khác biệt về văn hóa. Họ hiểu mọi thứ theo cách khác nhau. Từ quan điểm của nhà cung cấp, hiểu một số điều thực sự có thể làm cho toàn bộ mối quan hệ của người mua / nhà cung cấp trở nên tốt hơn rất nhiều. Hãy kiểm soát sự bình tĩnh của bạn và học cách thích nghi với những khác biệt về văn hóa.
Hãy thông minh. Tận dụng những khác biệt văn hóa đó làm lợi thế của bạn. Trong văn hóa Trung Quốc, tình bạn và các mối quan hệ lâu dài - đặc biệt là trong thời gian khó khăn - rất được tôn trọng.
Chia sẻ thông tin về doanh nghiệp của bạn
Hãy cho các nhà cung cấp của bạn biết thêm về doanh nghiệp cũng như cách thức doanh nghiệp bạn vận hành để tạo ra một kết nối có ý nghĩa. Thảo luận về những gì bạn đang làm với sản phẩm của mình tại thị trường nước ngoài, loại công ty mà bạn đang hoạt động,... để họ hình dung được bức tranh về bạn với tư cách là một con người, một thương hiệu, một chủ doanh nghiệp.
Việc cung cấp cho các nhà cung cấp các dự báo về đơn đặt hàng cũng là một điều tốt. Ví dụ, dự báo hàng năm về sự tăng trưởng của sản phẩm X sau khi hoàn thành mẫu ban đầu, đánh giá và thử nghiệm. Đừng chỉ nói về MLQ.
“Cước, thuế và GST (Goods and Services Tax) cũng là một phần của việc tìm nguồn cung ứng. Hãy nhớ rằng, có nhiều thứ liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng chứ không phải chỉ có chi phí sản phẩm. Tiếp cận các nhà cung cấp bằng một kế hoạch, nhưng hãy cởi mở với phản hồi của họ và dựa vào nhiều nguồn thông tin” - Lindy Chen, Founder of China Direct Sourcing.
Kết luận
Đây là một khởi đầu tốt cho việc tìm nguồn cung ứng sau năm 2020 với những trở ngại và thay đổi đã đến với các doanh nhân và người bán hàng Thương mại điện tử, cũng như toàn bộ ngành Thương mại điện tử sau những tác động của COVID-19.
Quay lại các mẹo này để đổi mới cách tiếp cận & duy trì nguồn cung ứng, đồng thời sử dụng danh sách kiểm tra để đánh giá hiệu quả hoạt động của bạn:
- Tìm hiểu thị trường
- Sử dụng công cụ RFQ để so sánh thông tin của tối đa 10 nhà cung cấp
- Luôn so sánh giá
- So sánh các khả năng
- Đo lường cách đại diện bán hàng phản hồi và làm việc với bạn
Hầu hết mọi người chỉ tập trung vào giá để so sánh các nhà cung cấp - nhưng xa hơn thế, bạn muốn làm việc với một nhà cung cấp mà bạn có mối quan hệ lâu dài và tốt đẹp.
Đối xử tốt với các nhà cung cấp của bạn. Hãy là một người mua lịch sự, thông minh, tử tế và họ sẽ là một nhà cung cấp tốt cho bạn.
Nếu bạn chỉ tập trung vào chi phí, bạn có thể gặp khó khăn với một nhà cung cấp mà bạn không muốn nói chuyện hoặc làm việc cùng. Điều quan trọng là phải cân bằng tất cả các yếu tố khi tìm kiếm nhà cung cấp
Hãy công bằng.
Hãy chuyên nghiệp.
Hãy kiên định.
Mối quan hệ hợp tác nên là đôi bên cùng có lợi
“Hãy xem mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn như một mối quan hệ đối tác. Chỉ cần bạn thay đổi quan điểm này, kết quả sẽ rất tuyệt vời ” - Lindy, Whoever of China Direct Sourcing